Digitalisierung der Stadtverwaltung schreitet voran

08.02.2021,

Wissen wachsen lassenCorona verändert seit fast einem Jahr für viele die Arbeit - und nun soll nach der Vorstellung der Bundesregierung am besten für alle, die sonst im Büro arbeiten, die Arbeit zu Hause sogar verpflichtend werden. Wie kann das für eine Stadtverwaltung funktionieren?

Am Beispiel Soltaus zeigt sich, dass das geht - und sogar weitere Vorteile hat. Das Soltauer Rathaus ist gerade Großbaustelle. „Wir sind technisch sehr gut aufgestellt und sehen in der Krise auch die Chance, die Büros nach 38 Jahren mal zu sanieren und andere bauliche Verbesserungen für unsere Kunden anzugehen“, so der Soltauer Bürgermeister Helge Röbbert

Es ist fast so, als würde die Stadtverwaltung gerade belohnt werden für die Anstrengungen der letzten Jahre, ihre Digitalisierungsarbeiten voranzutreiben. Mehr als 60% der Beschäftigten in der Kernverwaltung sind mit mobilen Geräten wie Laptops und iPads so ausgestattet worden, dass sie zu Hause arbeiten können. Die anderen Mitarbeiter sind aus den Büros mit Doppelbesetzung auf Einzelbüros in den derzeit vier belegten Verwaltungsgebäuden verteilt worden. Das sind seit mehr als 10 Monaten gute Voraussetzungen dafür, das Infektionsgeschehen deutlich zu reduzieren.

Die Arbeit selbst leidet nicht darunter

Mit Hochdruck leisten bspw. die Sachbearbeiter*innen im Sozialamt die Unterstützung für deutlich angestiegene Fallzahlen ebenso wie das Ordnungsamt, das sich um die Umsetzungen der fast wöchentlich neuen Corona-Anordnungen kümmern muss. Und die Anmeldungen für die 1.000 Kita-Plätze stellen die Eltern online. Deren Daten werden gleich zentral weiterverarbeitet – und auch die dafür zuständige Bearbeiterin, Frau Seban, kann diese Anträge zu Hause sichten und zuordnen. Diese Beispiele zeigen, was Behörden unter besten Voraussetzungen zu leisten imstande sind.

Weil derzeit Einlass ins Rathaus nur mit Terminabsprachen möglich sind, ist gerade ein zweiter großer Briefkasten angebracht worden, der es vielen Besuchern ermöglicht, ihre Anträge und Unterlagen einfach einzuwerfen. Alles wird am gleichen Tag gescannt und intern an die Fachgruppen und deren Mitarbeiter*innen weitergeleitet. Dies erreicht dann auch die Mitarbeiter*innen im Homeoffice so, als würden sie im Büro sitzen. Weil alles gleich in elektronischen Akten weiterverarbeitet werden kann, brauchen sie zuhause nichts anderes als einen mobilen und sicheren Zugang ins Rathaus mit dem Laptop oder dem iPad.

Einzug künstlicher Intelligenz 

Eingehende Rechnungen werden ebenfalls gleich gescannt und einem elektronischen Prozess zugeordnet. Dabei ist eine Software mit künstlicher Intelligenz im Einsatz, die mit jeder neuen Rechnung dazulernt und für eine vollautomatische Weiterverarbeitung bis zur Bezahlung sorgt. Die Stadtverwaltung arbeitet gleichzeitig im Rahmen eines deutschlandweit einmaligen Forschungsprojektes daran mit, wie Verwaltungen auch mit anderen Schriftstücken eine schnellere und digitale Weiterverarbeitung erreichen können. Eine Anfrage aus Berlin ist auch deshalb in Soltau zuerst eingegangen, weil hier seit 20 Jahren an digitalen Prozessen gearbeitet wird. „Es begann mit der Digitalisierung von Akten  - und heute geht es um die Prozesse. Soltau hat seine Hausaufgaben gemacht und profitiert heute davon“ sagt Fachgruppenleiter Thomas Körtge, der von Anfang an dabei ist.

Solche Arbeitsplätze brauchen auch keinen Drucker oder andere Infrastruktur zu Hause, weil sie ihre Bescheide und Schreiben mit der elektronischen Ausgangspost digital versenden können. Ein Vertrag mit der DHL und die erforderliche Technik stellt sicher, dass fast die komplette Ausgangspost in einem Rechenzentrum in Braunschweig gedruckt, einkuvertiert und sogar kostengünstiger verschickt wird als vorher.

Grundsanierung nach 38 Jahren

Und weil keine Akten mehr da sind, werden gerade in allen Büros die Aktenschränke ausgebaut, damit nach 38 Jahren auch mal eine Grundsanierung durchgeführt werden kann. Danach ziehen die Mitarbeiter*innen in Büros zurück, die ausser einem Schreibtisch und einem Telefon nur einen technisch unterstützten Arbeitsplatz mit inzwischen zwei Monitoren für die ausschließlich digitale Arbeit brauchen. Damit punktet Soltau übrigens auch bei Neueinstellungen im hart umkämpften Wettbewerb um die besten Kräfte; moderne Arbeitsplätze sind vom Nachwuchs besonders gefragt.

Der Eingangsbereich des Rathauses wird bis zum Sommer ebenfalls modern und barrierefrei umgestaltet. Auch hier ermöglicht die Digitalisierung den Mitarbeiter*innen während der 3-monatigen Umbauphase das Ausweichen in benachbarte Räume - und den Bürgerinnen und Bürgern in Zukunft einen willkommenen Besuch mit neuem Aufrufsystem, Informationsterminals und neuer Aufenthaltsqualität. „Moderne und schlanke Verwaltung muss man auch sehen und erleben“ so der Bürgermeister. „Wenn Corona vorbei ist, wird sich unsere Verwaltung nachhaltig verändert haben“, so der Bürgermeister.

Neues Rechenzentrum

Für die EDV-Abteilung im Rathaus gibt es gerade kein Homeoffice. „Wir haben viel zu tun und wissen, worauf es ankommt. Unsere Technik ist auf den neuesten Stand und sorgt für schnellere Durchläufe in der Verwaltung. In diesen Tagen ziehen wir in ein neues und modernes Rechenzentrum ein. Dafür musste nicht neu gebaut werden, denn es reichte der Umbau eines ehemaligen Aktenarchives. Und damit schließt sich der Kreis: Keine Akten mehr - kein Archiv mehr - und dafür Technik, die der Verwaltung den Weg in die digitale Zukunft ermöglicht.“ so Thomas Körtge.

Weitere Informationen zum neuen Rechenzentrum der Stadt Soltau folgen in Kürze auf Soltau.de/news. Für Rückfragen zum Thema Digitalisierung der Stadtverwaltung steht Ihnen Herr Thomas Körtge gerne zur Verfügung.