Mit innovativen digitalen Prozessen hat sich die Stadt Soltau über viele Jahre bundesweit zu eine der modernsten Verwaltungen für ein großes und herausforderndes kommunales Aufgabenspektrum entwickelt.
Alle Beschäftigten der Kernverwaltung arbeiten heute ausschließlich mit elektronischen Akten und profitieren so von digitalen Inhalten der Stadtentwicklung rückwirkend seit der ersten Ratssitzung im Januar 1946. Schon Mitte der 1990er-Jahre hatte sich Soltau mit dem Scannen von großen Aktenbeständen bundesweit einen Namen gemacht.
Einsatz künstlicher Intelligenz
Neu ist jetzt der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI), mit deren Hilfe der gesamte elektronische Aktenbestand für Maschinen lesbar wird. Als erste Verwaltung in Deutschland ist auf der Grundlage des Sprachmodells ChatGPT eine KI-Assistenz entwickelt worden, die den Namen SOFIA bekommen hat. Sie ist ähnlich wie ein Mensch in der Lage, durch das Lesen und Verstehen von Inhalten in den Akten ihr Wissen zu entwickeln und auch auf komplexe Fragen zu antworten – und das deutlich schneller, als dazu ein Mensch in der Lage wäre.
Diese Leistungsmerkmale können in der Zukunft sehr wertvoll werden, wenn in den nächsten Jahren schon absehbar jede vierte Stelle im Öffentlichen Dienst bundesweit nicht mehr besetzt werden kann, weil es an qualifizierten Fachkräften mangelt.
„SOFIA soll den Faktor Mensch natürlich nicht ersetzten! Vielmehr soll sie die vielschichtige Verwaltungsarbeit in unserer Stadtverwaltung unterstützen – in einer Zeit, in der immer mehr Aufgaben zu erledigen sind.“, erklärt Bürgermeister Olaf Klang.
„Als die Welt Anfang 2023 über die Möglichkeiten von ChatGPT gestaunt hat, konnte wohl kaum jemand ahnen, wie sich auch die Arbeitswelt mit Künstlicher Intelligenz in so kurzer Zeit verändern wird. Ein intelligenter Textgenerator war erstmals mit beeindruckender Qualität in der Lage, wie ein Mensch Fragen zu beantworten und Dokumente zu erstellen – auf der Grundlage des gesamten Wissens im weltweiten Internet – und das in Sekunden. Dies können wir nun auch im Rathaus!“, ergänzt Thomas Körtge, Leiter Zentrale Dienste.
Für die Implementierung von SOFIA sorgte die P & M Agentur aus Hamburg zusammen mit dem langjährigen Softwarepartner Optimal Systems aus Hannover. Bei der Einführung wurde darauf geachtet, dass die neue Technologie rechtskonform und damit sicher im Sinne des europäischen Datenschutzes ist. Höchste Sicherheitsmaßnahmen wie eine 2-Faktor-Authentifizierung und eine externe Auditierung haben am Ende dazu geführt, dass SOFIA ein entsprechendes Testat erlangt hat.
Übrigens: SOFIA steht für „SOltau FIndet Alles“ und bedeutet ansonsten aus dem griechischen hergeleitet auch ‚Weisheit‘. Das trifft es dann auch – im digitalen Zeitalter und noch ganz am Anfang der nächsten technischen Revolution nach 1999, als das weltweite Internet mit Suchmaschinen erfunden wurde.