Was haben Unternehmen wie Schnellecke Logistics für Audi, Edeka, Zalando und die Stadt Soltau gemeinsam? Nein, der Online-Shop Zalando baut nicht sein nächstes Werk in Soltau Ost III, aber alle vier haben ihre unternehmensweiten Daten, Inhalte und Prozesse erfolgreich in einem einzigen IT-System zusammengeführt und sich damit deutliche Wettbewerbsvorteile geschaffen. Und ansonsten gehören sie zu den Großen am Markt, wenn es um digitale Prozesse im Unternehmen - und um die Stadtverwaltung Soltau bei den öffentlichen Verwaltungen geht.
Helge Röbbert, Soltaus Bürgermeister: „Wir leben im Zeitalter der Digitalisierung – und was wir daraus machen, liegt an uns selbst. Längst haben wir uns im Privatleben an Smartphones und Tablets gewöhnt, genießen rund um die Uhr und überall die Vorteile und schlanke Abwicklung im Internet oder ansonsten an der Kasse im Supermarkt, wenn wir nur noch unser Handy beim Bezahlen brauchen. Inzwischen ist fast überall angekommen, dass die Chancen und Mehrwerte durchweg größer sind als die Angst, dass durch Digitalisierung auch Arbeitsplätze vernichtet werden können. Industrie 4.0 macht es vor – und als Behörde halten wir da durchaus mit!“
Standesamt online
Gerade hat die Stadtverwaltung Soltau einen weiteren Prozess digitalisiert, der im Heidekreis bisher einmalig ist und in Norddeutschland erste Nachahmer gefunden hat: Das Standesamt ist online. „Das bedeutet nicht, dass wir auch Trauungen im Internet durchführen“, so Helge Röbbert als Bürgermeister, „aber es gibt eine ganze Reihe von Behördenleistungen rund um das Heiraten oder auch für Sterbefälle, für die man heute keine Wege mehr ins Rathaus machen muss. Eine Geburtsurkunde oder eine Sterbeurkunde online beantragen – und vor allem die dafür erforderliche Gebühr mal eben vom Konto abbuchen lassen oder per paypal bezahlen zu können und nur noch darauf zu warten, dass die Urkunden ‚morgen‘ im Briefkasten sind, das geht jetzt. Das elektronische Bezahlen ist dabei heute neben der rechtssicheren Abwicklung der eigentliche Schlüssel für erfolgreiche Prozesse, sonst würden Unternehmen wie ebay, amazon oder eben zalando auch keinen Erfolg bei ihren Kunden haben.“
Soltau setzt damit einen digitalen Weg fort, der vor fast zwei Jahrzehnten begonnen hatte: Ein Ratsinformationssystem im Internet im Jahr 2000, nachdem das Internet Ende der 1990er-Jahre überhaupt gerade erst begonnen hatte, eine Internetplattform für ‚Fundsachen online‘, die Soltau wegen des Heidepark Soltau auch als ‚Norddeutschlands größten Fundort‘ überregional bekannt gemacht hat, eine landesweit bis dahin einmalige Melderegisterauskunft 2004, der Ferienspaß ging 2006 erstmals online – so erinnert sich Thomas Körtge, damaliger EDV-Leiter an die Anfänge.
Digitalisierungprozesse seit 1999
Aber auch von innen veränderte sich die Arbeit im Rathaus. Seit 20 Jahren gehört die Stadt Soltau zu den Digitalisierungspionieren. Dazu gehörten auch die Umwandlung vieler manueller Arbeiten in technisch unterstützte Prozesse und vor allem die Überführung fast aller Papierakten in ein elektronisches Archiv. Damit gelang der Stadt als einer der ersten Kommunen in Deutschland überhaupt bereits im Jahr 1999 die flächendeckende Einführung der elektronischen Aktenführung. Aus einem Erstbestand von damals 178.000 Akten wurden im Jahr 2018 rund fünf Millionen elektronische Vorgänge. „Wir hatten immer einen roten Faden und haben uns von unserem Weg nicht abbringen lassen – allen rechtlichen Bedenken und kritischen Stimmen zum Trotz“, berichtet Thomas Körtge. Als damaliger EDV-Leiter bestimmte er die digitale Entwicklung Soltaus von Beginn an mit. Heute, als Fachgruppenleiter Zentrale Dienste, ist er ein gefragter Mann, der in verschiedenen öffentlichen Publikationen über kommunale Dienste und Prozesse immer wieder auf Soltau aufmerksam gemacht hat und deshalb zurecht behaupten kann, eine der modernsten Verwaltungen in Deutschland zu repräsentieren.
Heute arbeitet die Stadtverwaltung fast ausschließlich digital – Papierakten gehören der Vergangenheit an, Restbestände werden noch digitalisiert. Alle Daten, Informationen und vorgangsbezogenen Inhalte werden so in dem verwaltungsweiten Enterprise-Content-Management-System (ECM) enaio von Software-Hersteller Optimal Systems gespeichert. Diese Firma hat bundesweit eine lange Referenzliste, in der eben auch Schnellecke Logistics für Audi, Edeka und Zalando auftauchen. In der Kategorie ‚Technologie und Produkte‘ wurde das Unternehmen gerade nach einer bundesweiten Befragung von mehr als 10.000 Unternehmen zum ‚Innovator des Jahres‘ gekürt. Im öffentlichen Bereich hat sie einen Marktanteil von 35 % erreicht.
Das neue Bürgerbüro
Bürgerinnen und Bürger sehen die Veränderungen auch im Rathaus. Immer mehr Arbeitsplätze werden beispielsweise mit zwei Monitoren ausgestattet, weil sie fast ausschließlich papierlos arbeiten. Im Bürgerbüro werden gerade ‚Bürgermonitore‘ installiert, damit auch Besucher dort Einblick in elektronische Anträge nehmen können, die für sie vorbereitet werden. Eine digitale Poststelle verarbeitet heute vieles bereits von Anfang an die Eingangspost digital – und diese Aufzählung könnte ich weiter fortgesetzt werden. „Die Verwaltung verändert sich, wird wirklich schlanker und sicherlich auch noch besser“, so Röbbert. „Aber keine Angst: Wer ins Rathaus kommt oder ansonsten ein Anliegen hat, mit dem sprechen wir – und nehmen auch sein mitgebrachtes Papier entgegen. Digitalisierung ersetzt nicht den persönlichen Umgang miteinander und das soll auch so bleiben!“
„Der Weg ist alternativlos. Eine Rückkehr zu Papier gibt es nicht. 500 Jahre nach Erfindung des Buchdrucks ist die Digitalisierung die nächste Epoche unserer Zeit“ fassen Helge Röbbert und Thomas Körtge zusammen.
Ergänzung in Kennzahlen:
- Rd. 230 Beschäftigte arbeiten für rd. 22.000 Einwohner. Damit kümmern sich 1% der Bevölkerung als städtische Beschäftigte.
- ebenfalls rd. 1 % ‚Stadt‘ kümmert sich um rd. 203 Quadratkilometer Stadtgebiet.